Haz la cuenta con tus números
Una clínica de fisioterapia con dos camillas hace unas 60 sesiones a la semana. Si falla el 15 % sin avisar, son 9 huecos vacíos a la semana. A 40 € la sesión, 360 € a la semana, unos 1.400 € al mes, que además no se recuperan porque el hueco ya pasó. En una peluquería con tres sillas la cuenta es parecida. Y no es que la gente sea maleducada: se les olvida, o no saben cómo cancelar sin llamar.
Por qué no aparecen
- Se les olvidó. La cita se cogió hace dos semanas por teléfono y no la apuntaron en ningún sitio.
- Les da corte cancelar. Llamar para decir "no voy" cuesta; no ir, no cuesta nada.
- No tienen forma fácil de cambiarla. Si para mover la cita hay que llamar en horario de mañana, muchos no lo hacen.
Lo que funciona, por orden
- 1Recordatorio 24 horas antes, automáticoUn mensaje por WhatsApp o correo: "Mañana a las 17:30 tienes cita con Marta. Si no puedes venir, cámbiala aquí". Sale solo, sin que nadie lo mande. Esto solo baja los que no aparecen a la mitad.
- 2Un enlace para cambiar o cancelar sin llamarEl que iba a fallar cancela a las once de la noche, y ese hueco lo ve el siguiente que entra a reservar.
- 3Reserva online con los huecos realesSi el cliente elige él la hora, la respeta más que si se la dieron por teléfono.
- 4Señal en las citas largasPara tratamientos de más de una hora o clientes nuevos. Pequeña, 10 €, que se descuenta después. Se pide al reservar.
- 5Lista de esperaCuando alguien cancela, aviso automático a los dos siguientes que querían ese día.
Lo que no funciona
Llamar tú el día antes: funciona, pero te comes una hora al día y lo dejas de hacer a la tercera semana. Poner un cartel de "las citas no canceladas se cobran": nadie lo lee y te pone en contra a los buenos clientes. Enfadarte: comprensible, pero no baja los números.
Cómo lo monto yo
El calendario de reservas online va en tu web y en tu ficha de Google, sincronizado con tu agenda. El recordatorio el día antes sale solo, por WhatsApp o correo, con el enlace para cambiar la cita. Son 49 €/mes por las dos cosas, sin permanencia. Con dos huecos recuperados al mes ya está pagado; lo normal es recuperar bastantes más.
Preguntas que me hacen
¿El recordatorio por WhatsApp molesta?
No si es uno solo, el día antes, con el nombre del negocio y la hora. Lo que molesta es el que llega tres veces o el que no deja cancelar.
¿Funciona con mi agenda de papel?
No. Hace falta una agenda digital, que además puedes seguir viendo en el móvil. El cambio cuesta una semana de acostumbrarse y luego no se vuelve atrás.
¿Y si el cliente no tiene WhatsApp?
Le llega por correo o SMS. Se elige por cliente.
Escrito por Hugo López, Alzor. Septiembre de 2026. Precios y datos de negocios de Madrid sur.